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Bilanci al tempo del corona virus

In questo periodo, normalmente, le società di capitali sono impegnate nel processo di formazione del progetto di bilancio che verrà sottoposto all’approvazione dell’assemblea dei soci.

Tipicamente sono molteplici le attività da completare che comportano interazioni tra diverse funzioni aziendali e che coinvolgono persone interne e consulenti esterni. Tutto questo articolato meccanismo viene sicuramente complicato e rallentato, per non dire ingessato, dall’emergenza sanitaria conseguente alla diffusione pandemica del virus Covid-19.

L’ufficio amministrativo deve effettuare riconciliazioni dei saldi contabili, controlli, scritture di assestamento e di rettifica di fine anno. Gli amministratori sono chiamati a delicate valutazioni. Tutto questo processo, normalmente, si svolge con frequenti contatti tra le persone interessate e riunioni per programmare le attività e condividere i risultati.

Le recenti disposizioni di restrizione ai movimenti delle persone e gli inviti ad evitare riunioni in presenza hanno notevolmente rallentato e complicato il processo di formazione del progetto di bilancio.

Se è vero che molte attività possono essere svolte “a distanza” con l’utilizzo delle nuove tecnologie che consentono video-conferenze e smart working, è altrettanto vero che molte aziende non erano del tutto attrezzate e strutturate per affrontare un isolamento totale come quello imposto dalle recenti disposizioni legislative.

Si aggiunga che tutto il processo che porta all’approvazione del bilancio è scandito dal rispetto di precisi termini: almeno 30 giorni prima dell’assemblea gli amministratori devono comunicare all’organo di controllo, o al revisore legale, il progetto di bilancio; almeno 15 giorni prima dell’assemblea tutti i documenti che compongono il fascicolo di bilancio devono essere depositati presso la sede sociale a disposizione di ciascun socio.

Andando a ritroso, quindi, poiché l’assemblea può essere indetta entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale (quest’anno 29 aprile essendo un anno bisestile), il progetto di bilancio dovrà essere redatto dagli amministratori e comunicato all’organo di controllo entro il 30 marzo e entro il 14 aprile i documenti dovranno essere depositati presso la sede sociale.

Ben si comprende, quindi, che tutto il sistema di formazione cade in piena emergenza sanitaria e potrebbe essere verosimile che alcune società, per non dire molte, possano incontrare difficoltà oggettive a rispettare i tempi previsti.

In tal senso, molti operatori hanno già sollecitato il Governo affinchè vari una proroga straordinaria dei termini. Proroga che dovrebbe essere stata recepita nel decreto firmato ieri (16 marzo) e in fase di pubblicazione. Le indiscrezioni parlano della possibilità di indire l’assemblea entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (28 giungo 2020) e di agevolazioni per intervenire mediante mezzi di telecomunicazione e esprimere il voto in via elettronica.

Per quanto auspicabile e ormai scontata la proroga ex lege, personalmente riterrei comunque applicabile alla generalità delle società che abbiano previsto l’evenienza nel proprio statuto, il 2 comma dell’art 2364 che stabilisce la possibilità di approvare il bilancio nel maggior termine non superiore a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio laddove la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedano particolari esigenze connesse alla struttura e all’oggetto sociale.

In proposito, le esigenze connesse alla struttura ben si attagliano all’emergenza sanitaria del momento che ha imposto modifiche al processo lavorativo e quindi alla struttura amministrativa, privilegiando il lavoro agile, le riunioni non in presenza e la limitazione agli spostamenti.

Il consiglio è comunque quello di non approfittare senza motivo della proroga, sia per le possibili responsabilità degli amministratori per la tardiva convocazione dell’assemblea, laddove la proroga non fosse disposta per legge, sia per le ripercussioni che la dilatazione del processo di approvazione del bilancio comporta ritardando la capacità di rendere la necessaria informativa a tutti gli stakeholders e per i processi collegati. Si pensi, ad esempio, alla distribuzione di dividendi, all’informativa alle banche per il rinnovo dei fidi, alla disponibilità del bilancio per l’accesso a bandi e gare di appalto o per la fruizione di agevolazioni.

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